Sekretarka AI dla biura rachunkowego -
odbierze telefon, gdy Ty księgujesz
Sekretarka AI dla księgowych to asystent głosowy, który odbiera telefony w biurze rachunkowym przez całą dobę. Rozpoznaje stałych klientów, wita ich po imieniu, zbiera dane sprawy i umawia spotkanie w Twoim kalendarzu. Bez etatu i bez poczty głosowej.
Gwarancja satysfakcji 30 dni · Rozmowy po polsku · Kod JANG25 przy rejestracji
Codzienność biura rachunkowego
Brzmi znajomo?
W biurze rachunkowym telefon nie dzwoni losowo. Dzwoni zawsze wtedy, gdy siedzisz w deklaracjach albo gdy biuro jest już zamknięte.
Telefon w środku księgowania
Klient dzwoni dokładnie wtedy, gdy zamykasz miesiąc. Odrywasz się od deklaracji, żeby powiedzieć, że odpowiesz mailem. I tak trzy razy w tygodniu.
Telefon po 17:00
Biuro zamknięte, klient słyszy pocztę głosową i dzwoni do następnego biura z listy. W styczniu i pod koniec miesiąca takich telefonów jest najwięcej.
Te same pytania trzydzieści razy
Kiedy będzie gotowa deklaracja? Czy doszedł PIT? Czy potrzebujecie jeszcze wyciągu? Każde pytanie to minuta, a po tygodniu minuta robi się dniem.
Mechanizm działania
Jak odbiera telefon
Cztery kroki, które dzieją się w trakcie jednej rozmowy. Klient po prostu zostaje obsłużony, a Ty nie przerywasz pracy.
Odbiera połączenie
Klient dzwoni na Twój numer. Gdy nie możesz odebrać, połączenie przejmuje asystent - także po godzinach i w weekend.
Rozpoznaje, kto dzwoni
Numer jest dopasowany do karty kontaktu w bazie, więc stały klient słyszy powitanie ze swoim imieniem, a nie ogólne "dzień dobry".
Prowadzi rozmowę
Odpowiada na powtarzalne pytania z bazy wiedzy biura, dopytuje o sprawę: kto dzwoni, jaka firma, jakiego okresu dotyczy telefon.
Zapisuje i przekazuje
Umawia spotkanie w kalendarzu i wysyła podsumowanie rozmowy. Pilne sprawy przekierowuje na Twój numer, zamiast zbierać je w poczcie głosowej.
Możliwości
Co robi sekretarka AI dla księgowych
Zakres ustalamy przy wdrożeniu. Poniżej najczęstsze zadania asystenta w biurze rachunkowym.
Odbiera 24/7
Także wtedy, gdy zamykasz miesiąc, jesteś u klienta albo kończysz dzień o 21:00. Asystent nie bierze urlopu ani zwolnienia.
Wita stałego klienta po imieniu
Numer dzwoniącego trafia do karty kontaktu, więc asystent wie, że dzwoni Marek z firmy Markpol, a nie "jakiś numer".
Zbiera dane do sprawy
Imię, nazwę firmy, NIP, okres rozliczeniowy i czego dotyczy telefon. Zamiast "proszę oddzwonić" dostajesz gotową notatkę.
Umawia spotkanie
Proponuje termin z Twojego kalendarza: Google Calendar, Cal.com albo system, którego używasz. Spotkanie pojawia się jako wydarzenie, nie jako notatka na kartce.
Przekierowuje pilne sprawy
Sprawa wymagająca księgowej nie tonie w bazie wiedzy. Asystent rozpoznaje temat i przekazuje rozmowę na Twój telefon, gdy jesteś dostępna.
Zostawia ślad po rozmowie
Transkrypcja, podsumowanie i notatka trafiają mailem albo do CRM-a. Wiesz, kto dzwonił, o co pytał i co obiecano.
Obsługa, którą klient pamięta
Dzień dobry, Panie Marku
W biurze rachunkowym telefonują ci sami ludzie. Marek zamyka okres rozliczeniowy co miesiąc, Paulinka co roku pyta o PIT, a Zbyszek zawsze trzydziestego dnia miesiąca ma brakujący wyciąg. To nie anonimowy ruch, tylko stała baza klientów, których znasz z imienia.
W sklepie internetowym jest odwrotnie. Tam każdego dnia dzwoni ktoś zupełnie nowy, raz z pytaniem o rozmiar, raz o zwrot, i nikt nie oczekuje, że ktokolwiek go zapamięta. Biuro rachunkowe działa na relacji, więc rozpoznanie numeru zmienia znacznie więcej niż w e-commerce.
Asystent dopasowuje się do tego, jak rozmawiacie w Twoim biurze. Klient może usłyszeć "Dzień dobry, Panie Marku, w jakiej sprawie Pan dzwoni?", a przy krótszym stylu "Hej Paulinko, dziękuję, przekażę sprawę księgowej" - jeśli taki sposób rozmowy został zdefiniowany w scenariuszu przy wdrożeniu. To ustawienie, nie sztuczka, i właśnie ono podnosi wartość obsługi klienta: człowiek dzwoniący do biura czuje, że jest tam znany, a nie że trafił na automat.
Co dokładnie zostaje po każdej takiej rozmowie - karta kontaktu, historia, notatki i wpis do CRM - opisałem w artykule Sekretarka AI i kontakty: asystent pamięta, kto dzwonił. Warto rzucić okiem, jeśli prowadzisz biuro na stałych klientach. Numeru zastrzeżonego nie da się dopasować, więc taki klient usłyszy komunikat domyślny.
Kiedy sekretarka AI nie jest dla Ciebie?
Wolę powiedzieć to wprost, niż wciskać abonament. Sprawdź, czy Twoje biuro w ogóle ma co automatyzować.
- Dzwoni mniej niż pięć osób dziennie – Wtedy abonament nie ma z czego się zwrócić. Sekretarka AI dla biura rachunkowego zarabia na sobie tam, gdzie telefon realnie odrywa od pracy albo po prostu nikt go nie odbiera.
- Szukasz asystenta, który doradzi podatkowo – AI odbiera telefony, zbiera dane i umawia spotkania. Nie interpretuje przepisów i nie zastąpi księgowej w rozmowie o optymalizacji. Możesz policzyć w kalkulatorze, ile warte są odzyskane rozmowy.
- Wszystko załatwiacie mailem – Jeśli klienci nie dzwonią, nie ma czego przejmować. Wdrożenie ma sens, gdy telefon jest głównym kanałem kontaktu.
Cennik i Pakiety
Ile kosztuje sekretarka AI dla biura rachunkowego
Abonament zamiast etatu, wdrożenie płatne jednorazowo. Ceny orientacyjne, aktualne kwoty potwierdzam przed startem.
Pakiet 1
Zrób to sam
Samodzielna konfiguracja w panelu partnera technologicznego. Dobra opcja, gdy lubisz klikać i wiesz, co ma mówić asystent.
- Polski dedykowany numer telefonu w cenie
- 1000 minut rozmów przychodzących w pakiecie
- Integracja z Kalendarzem Google, transkrypcje, kontakty
- Brak umów długoterminowych · 30 dni gwarancji
Pakiet 2 · Zrobię to za Ciebie
Gotowe na wczoraj - pod klucz
Dla biur, które chcą mieć scenariusz pod swoją praktykę i nie mają czasu na konfigurację.
- Wszystko z Pakietu 1 (numer, minuty, wsparcie)
- Konfiguracja bazy wiedzy i scenariuszy przeze mnie
- Słownictwo branżowe: deklaracja, JPK, wyciąg, okres rozliczeniowy
- Import kontaktów i próba generalna na Twoich numerach
- Opieka powdrożeniowa i poprawki w scenariuszu
. Pełne zestawienie kosztów i zwrotu z inwestycji: ile kosztuje sekretarka AI.
Pytania i Odpowiedzi
Najczęściej zadawane pytania
Sprawdź, jak asystent wita Twojego klienta
Umów 15-minutową prezentację i posłuchaj rozmowy przygotowanej pod biuro rachunkowe. Bez zobowiązań, z kodem JANG25 na start.
Umów prezentację