TL;DR - najważniejsze w skrócie
- Asystent AI rozpoznaje numer i wita po imieniu, zanim klient zdąży się przedstawić.
- Ustalenia z rozmowy lądują pod kartą kontaktu, a nowy numer tworzy kontakt sam.
- Inteligentne pola utrzymuje fonio: preferencje klienta, dostępność, cokolwiek ustalisz.
- Kontakty to nie CRM. Nie ma lejka i raportów sprzedażowych, i to jest ich zaleta.
- Masz CRM? Podsumowanie rozmowy trafia do Pipedrive, Livespace, Teamleader albo przez n8n.
- Możesz korzystać z kontaktów, z CRM albo z obu naraz - jedno nie wyklucza drugiego.
Kontakty w sekretarce AI to kartoteka klientów, którą asystent AI prowadzi sam. Rozpoznaje numer, wita dzwoniącego po imieniu i zapisuje ustalenia z rozmowy pod jego kartą. Ty nie wpisujesz nic. Poniżej pokazuję, co zostaje po każdej rozmowie, co z tego trafia do Twojego CRM i czego kontakty nie zrobią.
Definicja. Sekretarka AI obsługująca bazę klientów to asystent głosowy, który rozpoznaje znanego dzwoniącego, wita go po imieniu i zapisuje ustalenia z rozmowy pod jego kartą. Kolejną rozmowę zaczyna z gotową wiedzą o kliencie: bez arkusza, bez notatnika i bez pytania o to samo drugi raz.
Czym są kontakty w sekretarce AI?
W sekretarce AI kontakty to sekcja w panelu, w której asystent AI trzyma kartotekę dzwoniących. Jedna karta to jedna osoba: imię i nazwisko, firma, telefony (kilka, każdy z typem), e-maile, notatki i historia rozmów. Asystent rozpoznaje numer i dopasowuje zachowanie do konkretnej osoby.
Uczciwie na starcie - to nie jest CRM. O różnicy piszę niżej wprost, bo tutaj najłatwiej się przewrócić. Jeśli szukasz lejka sprzedażowego i raportów, kontakty Ci ich nie dadzą. Ale nie musisz wybierać. Możesz korzystać z wbudowanych kontaktów, z integracji CRM albo z obu naraz.
Sekretarka AI wie, kto dzwoni
Znany numer dzwoni i asystent AI mówi: „Dzień dobry, panie Marku, w czym mogę pomóc?". Bez pytania o imię, bez „kto mówi?".
Powitanie ustawiasz warunkami. Pierwszy warunek może brzmieć tak: imię jest ustawione, wtedy leci komunikat ze zmienną, na przykład z imieniem kontaktu. Zasady czyta się od góry, pierwsza pasuje wygrywa, a reszta rozmów dostaje komunikat domyślny.
Zachowanie asystenta też może zależeć od osoby. Klient dostaje standardową obsługę, pracownik przekierowanie bez pytania. Wpisujesz to jednym zdaniem w instrukcji asystenta.
Pola w karcie kontaktu
- Imię i nazwisko
- Telefony (kilka, każdy z typem)
- E-maile (też kilka)
- Firma
- Właściciel kontaktu, czyli osoba z Twojego zespołu
- Notatki, czyli wszystko, co warto o nim pamiętać
- Własne pola (inteligentne pola uzupełniane automatycznie z rozmowy)
Dwie rzeczy działają inaczej, niż podpowiada intuicja. Numer zastrzeżony nie rozpozna się wcale, dlatego komunikat domyślny musi działać także bez imienia. Numer stacjonarny domyślnie nie dopasowuje kontaktu, bo z jednego numeru stacjonarnego dzwoni kilka osób, i to ustawienie jest wyłączone celowo.
Jeżeli prowadzisz centralę i chcesz, żeby wybrane osoby dzwoniły prosto do zespołu, da się to zrobić listą dozwolonych numerów, z pominięciem asystenta.
Kartoteka klientów pisze się sama
Dzwoni numer, którego nie ma w kontaktach? Karta powstaje sama, jeśli włączysz automatyczne zapisywanie kontaktów. Możesz też opisać własnymi słowami, kiedy kontakt ma powstać, na przykład: „twórz kontakt tylko wtedy, gdy dzwoniący jest naszym klientem albo umawia wizytę".
Inteligentne pole to wartość, którą asystent AI uzupełnia sam z rozmów. Nadajesz polu nazwę, typ i opis, a fonio wpisuje treść: preferencje klienta, dostępność, numer zlecenia, cokolwiek ustalisz. Takie pole działa potem jak zmienna w rozmowie.
Pod kartą masz historię połączeń i rozmów. Klikasz kontakt i widzisz, co asystent AI ustalił, kiedy i w jakiej sprawie. Do tego notatki, które dopisujesz sam, na przykład „faktura na firmę, płaci przelewem".
- Blokada numeru: niechciane telefony asystent po prostu nie odbiera.
- WhatsApp AI: włączasz i wyłączasz osobno dla każdego kontaktu.
- Uprawnienia: wybierasz, które dane asystent może wykorzystać w rozmowie (imię, nazwisko, firmę, notatki, telefony, e-maile i inteligentne pola). Pole odznaczone = zmienna nie zadziała.
Przy wdrożeniu ustalamy, które pola asystent ma wypełniać. Bez tego po miesiącu masz trzysta pustych kart i dalej nie wiesz, kto jeździ Audi A3.
Dobrze dobrane inteligentne pola to trzy, cztery rzeczy, których naprawdę szukasz przed telefonem do klienta: czym jeździ, jaki ma ulubiony termin, na co się zapisał ostatnio, kto go obsługuje. Nie wrzucaj tam wszystkiego, co wymyślisz, bo karta przestanie być czytelna.
Numer zastrzeżony nie dopasuje się do żadnej karty, więc powitanie po imieniu go nie dotyczy. Jeśli taki klient okaże się stały, dopisujesz notatkę po rozmowie i tyle.
Dlaczego powitanie po imieniu nie działa
Najczęstsza przyczyna to format numeru. Telefony zapisane po krajowemu, z zerem na początku, nie dopasowują się do kontaktu, więc asystent nie wie, kto dzwoni. Popraw zapis na format międzynarodowy, czyli E.164: +48601234567 zamiast 0601234567. To najczęstszy powód, dla którego powitanie po imieniu nie działa.
Przy dużej bazie wpisywanie karty po karcie to stracony wieczór. Import z pliku CSV idzie w pięciu krokach: wgraj plik, zmapuj kolumny, sprawdź, importuj, gotowe. Plik ma mieć wiersz nagłówka i kodowanie UTF-8, a gotowy szablon możesz pobrać z panelu.
Dopasowanie działa po telefonie albo mailu, a numery i adresy się scalają, nie nadpisują. Przy konflikcie wybierasz - zachowaj istniejące (uzupełnia tylko puste pola) albo nadpisz danymi z pliku.
Limity kontaktów zależą od planu - 1000 przy Solo, 3000 przy Team, a powyżej tego dokupujesz pakiety po 1000 kontaktów za 80 zł miesięcznie.
Kontakty to nie CRM - i kiedy to wystarczy
Nie ma tu lejka sprzedażowego, etapów ani raportów sprzedażowych. Jeśli sprzedajesz z zespołem i potrzebujesz prognozy, potrzebujesz CRM, a nie kartoteki.
| Co | Kontakty w sekretarce AI | CRM |
|---|---|---|
| Konfiguracja | karta powstaje z rozmowy, nie ma czego wdrażać | etapy, pola, automatyzacje, wdrożenie |
| Lejek i etapy sprzedaży | nie ma | tak |
| Raporty sprzedażowe | nie ma | tak |
| Kto uzupełnia dane | asystent AI z rozmowy, Ty dopisujesz notatki | handlowiec albo import |
| Do czego wystarczy | klient dzwoni i trzeba go zapamiętać | klient idzie przez proces do podpisu |
Ale to nie wada, tylko zakres. Kontakty są prostsze od CRM i prostsze od kartki na biurku, bo nic nie trzeba wpisywać. Wystarczy, że klient powie „Interesuje mnie nieruchomość w Poznaniu, do 50 m²", i sztuczna inteligencja sama to zapisze w karcie kontaktu.
Dla firm usługowych, czyli salonu, warsztatu, gabinetu czy biura rachunkowego, to w zupełności wystarczy. Podniesie przy tym zaufanie i postrzeganie firmy w oczach klienta dzięki personalizacji i sprawniejszej obsłudze.
Dla działu sprzedaży z miesięcznym targetem nie wystarczy. Jednak kto powiedział, że nie możemy wykorzystać obu systemów? Kontakty są wbudowane dla każdego - zintegruj CRM, jeśli Twoja firma tego potrzebuje i używa go na co dzień.
CRM to system do prowadzenia sprzedaży: kontakty, firmy, etapy lejka, zadania i raporty. Sekretarka AI z CRM to dwa światy połączone w jednym miejscu: asystent prowadzi kartotekę i rozmowę, a CRM dostaje wpis do swojego rekordu.
Asystent AI zapisuje rozmowę do CRM
Jeśli masz CRM, nie musisz go porzucać. Sekretarka AI z CRM działa tak: asystent AI zbiera ustalenia z rozmowy i zapisuje je w systemie, z którego już korzystasz.
Bezpośrednie integracje, z którymi łączy się sekretarka AI
- CRM i sprzedaż - Pipedrive, Livespace, Teamleader, GoHighLevel, ServiceTitan (Odoo wkrótce)
- Sklepy i zamówienia - WooCommerce, Shopify, BaseLinker (IdoSell wkrótce)
- Kalendarze i rezerwacje - Google Calendar, Cal.com, Calendly, eTermin, SimplyBook.me
- Automatyzacje i bazy - n8n, Make, Notion, Airtable, Google Sheets, Baserow, Xero, Magicline
Twojego systemu nie ma na liście? Jeśli ma API, wystarczy webhook albo n8n. Fonio przyjmuje też zgłoszenia brakujących integracji i sprawdza, czy da się je dodać.
Jak to wygląda w praktyce
- Dzwoni Marek. Asystent AI zna numer, więc wita go po imieniu.
- W rozmowie ustalają: Audi A3, opony zimowe, 20 listopada. Asystent wpisuje wizytę w kalendarz.
- Ustalenia lądują w karcie: notatka i inteligentne pole z preferencjami klienta.
- Wchodzisz w kontakt i widzisz całe „co wiemy o Marku", razem z historią rozmów.
- Marek dzwoni za miesiąc, a asystent AI zaczyna od tego, co już wie, nie od „w czym mogę pomóc".
To nie scenariusz z broszury, to zwykłe użycie notatek i inteligentnych pól. Asystent umie też przenieść termin albo odwołać wizytę, gdy klient o to poprosi, i wpisać do kalendarza powód wizyty oraz numer klienta.
Najpierw Ty decydujesz, co ma trafiać do karty. Im krótsza lista pól, tym lepiej wygląda kartoteka po trzech miesiącach. Pięć pól, które ktoś naprawdę czyta, bije dwadzieścia, które straszą pustką.
Sekretarka AI z kontaktami i CRM - jak wdrożyć?
Sam w panelu. Rejestrujesz konto, ustawiasz asystenta z poradnikiem wideo, dodajesz kontakty i włączasz powitanie po imieniu. Panel jest po polsku i nie wymaga wiedzy technicznej.
Z wdrożeniem pod klucz. Baza wiedzy, scenariusze rozmów, inteligentne pola, import kontaktów z poprawieniem formatu numerów, integracja z kalendarzem albo CRM i próba generalna przed pierwszym telefonem. Dla tych, którzy nie chcą ustawiać tego sami.
Wdrożenie nie jest obowiązkowe. Możesz zacząć sam i dokupić pomoc, gdy utkniesz na którymś kroku.
Kiedy sekretarka AI obsługująca bazę klientów nie zadziała
Kartoteka prowadzona przez sekretarkę AI ma sens tam, gdzie klient dzwoni i wraca. Są sytuacje, w których nie przyniesie Ci nic.
- Mniej niż 5 telefonów dziennie. Kontakty nie mają czego zapisywać, a abonament i tak płacisz. Wróć do tematu, gdy telefonów będzie więcej.
- Sprzedaż B2B z długim procesem. Jeśli lead przechodzi przez pięć etapów i trzech handlowców, potrzebujesz CRM z lejkiem, a nie kartoteki asystenta.
- Klienci, którzy nie dzwonią. Sklep internetowy, w którym wszystko dzieje się w formularzu i mailu, nie zbuduje kontaktów z rozmów, bo rozmów nie ma.
W pozostałych przypadkach nie widzę powodu, żeby tego nie włączyć. Kartotekę prowadzi asystent AI, a Ty czytasz gotowe.
Ile to kosztuje i kto wdraża
Abonament z kontaktami to od 399 zł miesięcznie netto (399 zł przy płatności rocznej, 479 zł przy rozliczeniu miesięcznym). W pakiecie masz 1000 minut rozmów i 1000 kontaktów.
Wyższy plan Team to 1199 zł miesięcznie netto, 3000 kontaktów, 3600 minut i trzy rozmowy jednocześnie. Dodatkowe 1000 kontaktów dokupujesz za 80 zł miesięcznie.
Wdrożenie pod klucz to jednorazowo od 597 zł netto, wycena zależy od procesów w Twojej firmie. To nie abonament i nigdy nie stawiam tej kwoty w kolumnie z ceną miesięczną.
Jan Gulczyński, sekretarkaai.pl - wdrażam sekretarkę AI po polsku, ustawiam pola, importuję kontakty i integruję CRM.
Źródło cen i limitów: cennik fonio, lista integracji, odczyt 14 października 2026. Sprawdź przed decyzją, cennik zmienia się co kilka tygodni.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy sekretarka AI zapamięta klienta?
Tak. Sekretarka AI rozpoznaje numer i trzyma kartę kontaktu - imię, firmę, telefony, notatki i historię rozmów. Ustalenia z rozmowy zapisuje sam, a telefon z nowego numeru tworzy nową kartę automatycznie.
Czy muszę mieć CRM, żeby korzystać z sekretarki AI?
Nie. Kontakty w fonio działają bez CRM, wystarczy abonament i numer telefonu. Możesz korzystać z kontaktów, z CRM albo z obu naraz. CRM jest potrzebny dopiero wtedy, gdy prowadzisz lejek sprzedaży i raportujesz etapy.
Czy sekretarka AI wpisze dane do mojego CRM?
Tak, jeśli Twój system jest na liście integracji fonio - Pipedrive, Livespace, Teamleader, GoHighLevel, ServiceTitan, a ze sklepów WooCommerce, Shopify i BaseLinker. Inne systemy łączymy przez webhook, n8n albo API.
Co z numerami zastrzeżonymi i telefonami stacjonarnymi?
Numeru zastrzeżonego sekretarka AI nie rozpozna, więc takiego dzwoniącego wita komunikat domyślny. Numery stacjonarne domyślnie nie dopasowują kontaktu, bo z jednego numeru dzwoni kilka osób. Można to włączyć, ale świadomie.
Ile kontaktów mieści się w pakiecie?
1000 przy planie Solo i 3000 przy Team. Powyżej limitu dokupujesz pakiety po 1000 kontaktów za 80 zł miesięcznie. Numery zapisane w formacie krajowym nie dopasują się, dlatego import robimy po poprawieniu ich na międzynarodowy.
Kto integruje kontakty i CRM w recepcjonistce AI?
Jan Gulczyński, sekretarkaai.pl. Wdrażam sekretarkę AI po polsku, ustawiam pola i importuję kontakty. Wdrożenie pod klucz jednorazowo od 597 zł. Aktualne kwoty są w cenniku.
Dlaczego warto wybrać sekretarkaAI.pl?
Sekretarka AI to partner fonio, jednego z liderów telefonicznych asystentów AI w Europie. Korzystając z Sekretarki AI dostaniesz dodatkowy rabat 25% na start - użyj kodu JANG25.
Nie masz jeszcze sekretarki AI?
Porozmawiaj z sekretarką AI i zobacz, jak naturalnie brzmi.
Chcesz wiedzieć więcej? Umów demo, pokażę Ci, jak to działa.
Podsumowanie
Sekretarka AI z kontaktami to najprostsza kartoteka klientów, jaką możesz mieć. Rozpoznaje numer, wita po imieniu i sama zapisuje ustalenia z rozmowy. Nie zastąpi CRM, jeśli prowadzisz lejek sprzedaży, ale w firmie usługowej wystarczy. Możesz używać kontaktów, CRM lub obu naraz.